Cambiamos de año y llega el momento de realizar el balance del 2021, un año con un objetivo primordial, demostrar que la gestión de nuestra organización cumple con estas dos normas estándares internacionales y obtener herramientas para su mejora continua.
Aunque el inicio y el recorrido para la consecución nuestro principal objetivo resultaron ser 6 meses de dedicación, esfuerzo y trabajo, finalmente logramos alcanzar nuestra meta en tiempo y plazo tras superar con éxito la segunda fase de la auditoría externa con la certificadora NQA realizada en septiembre de 2021.
PERO…¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO?
Comencemos por conocer que, un Sistema de Gestión Integrado (SGI), es un único sistema que permite gestionar a la vez varios procesos de la organización en concordancia con diversas normas. Es decir, es la gestión de diferentes normas con sus respectivos procesos al mismo tiempo.
Al implantar un SGI se obtienen beneficios como:
- simplificación de la documentación necesaria
- las auditorías se realizan al mismo tiempo
- el seguimiento es más sencillo de realizar
- mejora la comunicación interna y participación del personal, mejora la imagen en el mercado entre otros.
BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2015
Aunque aún es pronto para comprobar los beneficios de la implantación de la norma ISO 9001:2015 en nuestra organización, ya que la norma necesita tiempo para su maduración, a día de hoy podemos decir que, en primer lugar, hemos mejorado la gestión interna de nuestra entidad.
Por otro lado, se ha establecido una política del SGI, hemos evaluado nuestro contexto detectando nuestros riesgos y oportunidades, se han aplicado medidas para eliminar los riesgos o minimizar su impacto. Conocemos cual es el punto de vista de nuestros clientes sobre nuestros servicios para lograr satisfacer sus necesidades y expectativas, se han establecido objetivos y conocemos que requisitos legales tenemos que cumplir entre otros.
BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE LA NORMA ISO 14001:2015
En cuanto a la implantación de la norma ISO 14001:2015, cumplimos con los requisitos legales medioambientales y con nuestra política del SGI.
Hemos identificado los diferentes aspectos ambientales evaluando su ciclo de vida desde el diseño del producto hasta la gestión del residuo. Adoptamos acciones correctoras para los aspectos potenciales ambientales y controlamos los consumos y residuos que puede generar nuestra entidad.
PASOS A SEGUIR PARA EL ÉXITO
Para conseguir la certificación con éxito de un proyecto de unificación de sistemas gestión, las organizaciones deben de seguir una serie de pasos.
En primer lugar, hay que identificar en la organización todos los sistemas de gestión implantados, las metodologías que se estén utilizando y las responsabilidades asignadas. Si la entidad no tiene sistemas implantados, entonces se puede comenzar por el siguiente paso.
El segundo paso es designar al equipo del Sistema de gestión con las personas responsables de los departamentos, los procesos o los sistemas que se vayan a integrar.
El siguiente paso es llevar a cabo una planificación. Para ello, se establece un cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que integrar, plazos, responsables de los procesos afectados y documentos que se van a generar.
Por último, para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicar a todas las personas de la organización que estén implicadas los cambios que se van a realizar, la nueva estructura, documentación y funciones asignadas.
Deberás de aplicar el ciclo de mejora continua PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y la gestión por procesos incluyendo los elementos susceptibles de integración y aquellos específicos de los sistemas de gestión de cada norma.
Elementos de Integración
- Contexto de la organización: en primer lugar, deberás de identificar las cuestiones internaras y externas de la organización, Identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas, establecer el alcance del sistema integrado de gestión, establecer los procesos necesarios y sus interacciones.
- Liderazgo: asumir el compromiso y liderazgo por la alta dirección y establecer la política de gestión integrada. La alta dirección deberá de definir y comunica los roles, responsabilidades y autoridades pertinentes para el funcionamiento del sistema.
- Planificación: Establecer acciones para abordar riesgos y oportunidades y definir objetivos planificados para su logro. En cuanto a ISO 140001, específicamente, se evaluarán los aspectos ambientales.
- Apoyo: optimización de los recursos en los procesos de negocio, establecer los requisitos de competencia de los puestos de trabajo de la organización, toma de conciencia mediante campañas del SGI, establecer los canales de comunicación interna y externa, disponer de un sistema documental integrado a las normas, identificar la infraestructura necesaria y mantenerla.
- Operación: integración del control operacional y su planificación, establecer medidas para posibles situaciones de emergencia medioambientales.
- Evaluación del desempeño: seguimiento, medición, análisis y evaluación, identificación de requisitos legales, evaluación de la satisfacción del cliente, auditoría interna, revisión por la dirección.
- Mejora: detección de no conformidades y realización de acciones correctivas, mejora continua.
